» » » Процесс заверения копий документов организаций и ИП.

Процесс заверения копий документов организаций и ИП.

размещено в: Закон и право | 0 количество просмотров431

Процесс заверения копий документов организаций и ИПОчень часто работники компаний и организаций разных форм собственности сталкиваются с необходимостью подготовки копий документов. Ведь в организации очень часто поступают запросы от контрагентов или контролирующих органов на выдачу копий документов, предоставить которые они просят в виде копий, заверенных «надлежаще», «должным образом», «согласно ГОСТу», «в установленном порядке» и т.д.

Ответственные за делопроизводство только хватаются за голову и не знают, что это за «правильное» удостоверение? Знакомая ситуация!

Что вообще собой представляет «надлежащее заверение» или «установленный порядок» подготовки копий?

Есть 2 вида «надлежащего» заверения документов:

  1. Нотариальное – признается всеми в качестве «надлежащего», и по юридической силе, в большинстве случаев, приравнивается к оригиналу. Если какой-то закон прямо говорит о необходимости именно нотариального заверения, например, при подготовке того или иного комплекта документов для государственных органов, то выбора нет – если не заверить копию у нотариуса, документ не будет принят, т.к. не будет исполнение требования закона. Можно, конечно, заверять нотариуса документы и во всех остальных случаях, даже когда закон того не требует, в целях исключения любых возможных рисков непринятие документа где-либо. Но нотариус – это время и деньги! Причем деньги очень немалые! Чего только стоит мало кому понятная «правовая и техническая работа», за которую взимается львиная доля платы.
  2. «Надлежащее» заверение самой организацией или индивидуальным предпринимателем.

Что подразумевает собой «надлежащее заверение» со стороны организации или ИП?

В настоящий момент в России есть 2 нормативных акта, которые регулируют данные вопросы:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 №9779-X (Указ №9779-X). Это хотя и советский указ, он не отменён и имеет юридическую силу, равную Федеральному закону, т.е. является общеобязательным. К слову, в России остаются действующими еще множество документов советского периода.
  • ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 №65-ст. Это рекомендательный документ, т.е. он не обязателен для применения, но его требования полезно применять на практике.

Согласно п.2 Указа №9779-X, нормы которого, напомним, общеобязательны – организации, предприятия и учреждения обязаны самостоятельно, без нотариуса, заверять копии, во всех случаях, кроме тех, когда закон прямо устанавливает нотариальную форму.

Т.е., если в законе не написано, что нужна нотариальная копия, требование о предоставлении такой копии неправомерно.

Если в законе содержится требование предоставить «заверенные копии», то можно предоставить как нотариальные, так и заверенные самим предприятием или организацией, если же написано «нотариальные» – только нотариальные.

А если просто написано «копии», то тут вообще можно распечатать копию и не ставить никаких удостоверительных реквизитов.

Теперь непосредственно о том, как «надлежаще» заверять копии организацией или ИП.

Самостоятельно заверять допускается копии только тех документов, оригиналы которых легально хранятся в организации или у ИП. Это могут быть документы, оригиналы которых на постоянной основе должны храниться в организациях, либо документы, которые хранятся там на временной основе (например, трудовые книжки, что пребывают в отделе кадров, пока действует трудовой договор с тем или иным работником).

В соответствии с требованиями вышеприведенных нормативных источников, документ, заверенный надлежаще, должен содержать нижеуказанные реквизиты:

  • Удостоверительную надпись. Это могут быть слова «Верно» или «Копия верна» (не принципиально, что именно).
  • Должность заверителя. Это может быть как руководитель, так и работник по доверенности (если подписывает доверенное лицо, то дополнительно необходимо прописать реквизиты доверенности).
  • Подпись заверителя.
  • Расшифровку подписи заверителя. Это не обязательный атрибут, но рекомендуется его всё же ставить.
  • Печать. Печати может и не быть, если её наличие не предусмотрено Уставом в качестве обязательной. У ИП печати также может не быть вовсе.
  • Отметку о том, что оригинал заверяемого документа находится в организации. Как мы уже отмечали выше, «чужие» документы, оригиналы которых в организации или у ИП нет, заверять нельзя.
  • Дату заверения документа. Очень важный и обязательный реквизит. Документ может с течением времени измениться, поэтому важно определить легальность копии относительно к определённым временным периодам.

При соблюдении данных пунктов, копия документа будет являться заверенной надлежащим образом.

Если документ состоит только из одного листка, то все реквизиты можно прописывать непосредственно на нём. Если документ многостраничный, то рекомендуется делать прошивку, и уже на прошивке делать удостоверительную надпись, указав, сколько всего листов документа прошито и пронумеровано.

Удостоверение копий – это важный момент документооборота предприятия. Неправильно заверив документ и нарвавшись на зловредного контрагента, мы рискуем получить серьезные неприятности. Если неверно оформленные копии документов попадут в государственные органы, то здесь высок риск получить отказ в необходимых действиях – в этом случае, всё придётся переделывать, теряя драгоценное время.

Поэтому, каждый отвечающий за документооборот работник должен четко знать требования по надлежащему заверению документов. Такое знание может уберечь предприятия от серьезных рисков!

Учите работников правовой грамоте! Она очень полезна даже, в, казалось бы, сугубо рутинных технических вопросах!

Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (Пока оценок нет)
Загрузка...

Оставить комментарий

Войти с помощью: